CONDICIONES GENERALES PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONDICIONES GENERALES

1. El equipo recibido para calibración debe:

  • Tener una identificación (serie o identificación única) que lo diferencie claramente de otros instrumentos de iguales características metrológicas. (En caso de no contar con dicha identificación Set y Gad S.A.S. asignará una la cual se relaciona en el certificado).
  • Estar operables para poder ejecutar el proceso, si éste no es el caso no se podrá dar continuidad con el proceso y se notificará por medio de su asesor comercial para confirmar el cierre o reanudación del servicio.

2. Todo instrumento recibido para el servicio de calibración en el Laboratorio de Metrología de Set y Gad S.A.S. y que sus resultados no estén dentro de la tolerancia (en los casos en que el cliente solicite conformidad o el instrumento sea de la marca Fluke o Fluke Biomedical) serán reportados en un Certificado antes de ajuste, el cual se entrega al cliente quien puede tomar la decisión de ajustarlo o no, ya sea con nuestro laboratorio, cuando se trata de la marca Fluke o Fluke Biomedical, o con otro proveedor si es una marca diferente, en ambos casos la calibración debe ser pagada en su totalidad, con la salvedad de que después de ajustado el instrumento no se cobrará la segunda calibración siempre y cuando el cliente envíe el equipo dentro del los 45 días calendario siguientes a la entrega del certificado antes de ajuste. Si el equipo debe ser transferido a nuestro laboratorio de ajuste el tiempo de calibración no se pausara, sino que se tomara como un nuevo servicio de calibración una vez retorne al laboratorio de calibración, contando desde ese momento los días hábiles ofertados inicialmente. El reporte técnico entregado es enviado en formato digital.

  • Reporte por correo al comercial informando que el equipo no pasó la calibración: 1 día hábil desde que se detecta el fallo.
  • Tiempo de espera para aprobación de diagnóstico: 10 días hábiles, transcurridos estos días sin obtener respuesta el equipo será retornado al cliente.
  • Reporte técnico de diagnóstico: 15 días hábiles. (cuando el cliente aprobó el diagnóstico o llega directo al servicio de ajuste).
    • Aprobación del ajuste o reparación: 30 días calendario para recibir la confirmación del cliente para proceder con el ajuste o reparación y debe haber OC, pago, o soporte por correo de esta aprobación. Si no se allega ninguno de estos soportes, se devuelve el equipo al cliente.
    • Reporte técnico de Ajuste o reparación: 10 días calendario si tenemos los repuestos, o el ajuste no requiere importar partes, y 60 días calendario cuando la reparación depende de un repuesto solicitado a Fluke, también sujeto a disponibilidad de Fluke, cualquier demora será informada.
  • Nota: El tiempo máximo que se almacenará un equipo en ajuste esperando confirmación del comercial para proceder luego de ser enviado el diagnostico será de 1 mes días calendario y si no se tiene respuesta se devolverá el equipo al cliente.
  • Nota: Los instrumentos de la familia Fluke que presenten datos por fuera de tolerancia y que su ajuste se pueda ejecutar por software o por medio de cambio de coeficientes, se ajustaran y se reportará el certificado antes y después de ajuste. Aplica para los instrumentos que el Laboratorio de Metrología de Set y Gad S.A.S. tiene la capacidad de ajustar. No aplica para reparaciones que requieran intervención física al instrumento.
  • Nota: En caso de que una reparación resulte en partes dañadas, baterías o repuestos, Set y Gad S.A.S. se encargará de su disposición final conforme a nuestro Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Si requieren la devolución de estas partes, por favor, notifquenlo por escrito a su asesor comercial al momento de aprobar la orden de compra para el ajuste o la reparación.

3. Cuando el laboratorio sea requerido por ley o autorizado por las disposiciones contractuales, para revelar información confidencial, se debe notificar al cliente o a la persona interesada la información proporcionada, salvo que esté prohibido por ley.

4. La información acerca del cliente, obtenida de fuentes diferentes del cliente (por ejemplo, una persona que presenta una queja, los organismos reglamentarios) debe ser confidencial entre el cliente y el laboratorio. El proveedor (fuente) de esta información debe mantenerse como confidencial por parte del laboratorio y no debe compartirse con el cliente, a menos que se haya acordado con la fuente.

5. Cualquier cambio en la oferta inicial generará la emisión de una nueva cotización.

6. Set y Gad S.A.S. cuenta con el personal competente para realizar las calibraciones.

7. El equipo se entrega con su respectivo sticker y certificado de calibración.

8. Si su instrumento para el cual solicitó calibración requiere de accesorios o software especializados debe suministrarlos al laboratorio o consultar previamente si nuestro laboratorio ya cuenta con ellos, con el fin de evitar retrasos en la prestación de los servicios. El equipo debe disponer de todas las conexiones mecánicas y/o eléctricas básicas para su operación y/o configuración.

9. El cliente debe suministrar los manuales de operación cuando sea solicitado por el laboratorio.

10. El equipo, será sometido a una prueba de funcionamiento operativo antes de ejecutar el servicio de calibración, con el fin de confirmar el estado en el que se encuentra; de no encontrarse apto para realizar la calibración, se informa al cliente para que realice las acciones correctivas correspondientes.

11. Para poder realizar el servicio, el cliente no debe encontrarse en mora con la empresa.

12. Cualquier modificación solicitada al certificado de calibración esta sujeta a aprobación y verificación de la información por parte de Set y Gas S.A.S. según la solicitud enviada por el cliente en el formato R-VT-003, acuerdo global o documento equivalente propio del cliente con la información suficiente para la adecuada prestación del servicio, sea en fisco o digital tendrá un costo adicional de: $20.000 + IVA (sin incluir el envío).

13. La calibración no incluye mantenimiento ni limpieza interna del equipo, por tanto, el cliente deberá realizar actividades de limpieza, mantenimiento, reparaciones y ajustes necesarios para garantizar su correcto funcionamiento, antes de iniciar con la actividad de calibración.

14. SET Y GAD garantiza la confidencialidad acerca del trabajo realizado y el desempeño obtenido en sus calibraciones. La información que sea suministrada por el cliente al laboratorio de SET Y GAD SAS será utilizada para los fines establecidos en la prestación del servicio, teniendo en cuenta que al aceptar los términos de la presente oferta está autorizando al laboratorio al uso de toda la información requerida, conforme a la política de tratamiento de datos POLITICA PARA EL MANEJO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POL-CAL-005 ( Acceso por medio de página www.setgad.com ) y a la ley 1581:2012.

15. Si por alguna razón, luego de aprobada esta cotización acontece un imprevisto para ejecutar la actividad dentro de los procesos por parte del laboratorio de Set y Gad S.A.S., se informará al cliente la razón por la cual no se puede realizar y se establecerá el proceso a seguir en común acuerdo con el cliente.

16. En caso de presentarse quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones por parte del cliente, deberán comunicarse con el departamento de calidad al correo: quejasyreclamos@setgad.com

17. Cuando se hace declaración de conformidad, el laboratorio hace referencia a las especificaciones del fabricante, norma, o requisitos declarados por el cliente, se determina conformidad según la ILAC G8:09 2019, donde se tiene en cuenta la incertidumbre de medición con una zona de seguridad de 1U, aplicando un logaritmo basado en el TUR lo que produce un riesgo específico de < 2.5 % de probabilidad de falsa aceptación (PFA) (Aceptado en tolerancia pero en realidad está fuera de tolerancia) con un incremento de falso rechazo (Rechazado como fuera de tolerancia pero en realidad está en tolerancia). La regla aplica a los resultados numéricos que se muestran el la columna Pasa/Falla del certificado de calibración.

18. Si el cliente requiere declaración de conformidad en el certificado de calibración, debe comunicar en el formato R-VT-003 o documento equivalente propio del cliente con la información suficiente para la adecuada prestación del servicio bajo que documento, norma o requisito se deba hacer la declaración.

19. Para quejas o reclamaciones referentes a funcionamiento. estado físico u operabilidad de los equipos, se deben enviar evidencias que soporten el objeto de la reclamación, máximo un día antes de haber enviado el equipo a las instalaciones de Set y Gad S.A.S.

20. Garanta a repuestos: 3 meses para repuestos instalados por Set y Gad S.A.S. Nota: Aquellos repuestos que no son instalados por parte de Set y Gad S.A.S., sino que son requeridos por el cliente para su instalación, no cuentan con garanta.

21. Para la calibración y caracterizaciòn de medios de temperatura, El alcance acreditado del laboratorio se refere al valor que reporta el patrón de referencia en el momento de la calibración (valor medido), no al valor programado en el instrumento del cliente. Si el cliente especifca un Organismo Acreditador (por ejemplo, solo ONAC) y un punto de calibración programado, es responsabilidad del cliente asegurarse de que, dada la estabilidad y comportamiento de su equipo, el valor fnal de la medición en el patrón de referencia caiga dentro del intervalo acreditado por el Organismo Acreditador especifcado. Si el valor programado por el cliente resulta en una lectura del patrón de referencia que está fuera del alcance del Organismo Acreditador solicitado, el laboratorio procederá a reportar el resultado bajo el alcance del otro Organismo Acreditador sí lo cubre, o como un punto de calibración no acreditado.

CONDICIONES PARA PRESTACIÓN DE SERVICIO EN LABORATORIO

1. La programación del servicio se realizará previa disponibilidad asignada por el laboratorio.

2. El tiempo de realización del servicio se cuenta desde el siguiente día hábil de haber recibido el equipo en las instalaciones de Set y Gad S.A.S., dando cumplimiento a las condiciones establecidas en la oferta comercial, siempre y cuando el cliente haya proporcionado la documentación necesaria antes de la llegada del equipo, tal como la orden. Los tiempos de entrega empiezan a contar un día hábil después de haber recibido el formato de solicitud de servicio R-VT-003 o documento equivalente propio del cliente con la información suficiente para la adecuada prestación del servicio debidamente diligenciado.

3. Si desea presenciar la calibración de sus equipos, deberá comunicar por escrito al correo metrologiasetgad@setgad.com con al menos 2 días hábiles de anticipación y solo podrá presenciar la calibración de sus equipos; siempre que el laboratorio cuente con disponibilidad en tiempo y espacio.

4. El equipo debe ser entregado con todos los accesorios necesarios para su operación en perfecto estado, si el equipo funciona con baterías esta deben estar con suficiente carga (preferiblemente nuevas).

5. El equipo debe ser enviado al laboratorio con un embalaje que asegure su protección ante golpes, vibraciones y factores que puedan comprometer la integridad del equipo, y que se encuentre debidamente rotulado.

6. Los costos de seguros, transportes de recogida y entrega del equipo son asumidos por el cliente, a menos de que se pacte lo contrario con el cliente. La empresa Set y Gad S.A.S., no asumirá ninguna responsabilidad por pérdida o daños ocasionados durante el transporte.

7. El laboratorio de Set y Gad S.A.S. no se hará responsable de daños causados a los equipos cuando éstos sean por: desastres naturales, terrorismo, incendio, inundación, o casos fortuitos ajenos a las actividades del laboratorio.

CONDICIONES PARA PRESTACIÓN DE SERVICIO EN SITIO

1. La ejecución de las actividades serán programadas previa disponibilidad del laboratorio, la cual será coordinada con el cliente.

2. De acuerdo a la condición del numeral 8 de las “condiciones generales” de este mismo documento; si el cliente corrige la falla presentada en el equipo, se realizará la actividad de calibración solicitada, siempre y cuando el personal continúe realizando actividades en las instalaciones del cliente. En caso contrario se contemplará como un nuevo servicio.

3. El cliente debe asignar un responsable encargado de hacer la entrega de los equipos a calibrar y de recibirlos confirmando la ejecución del servicio.

4. El personal de Set y Gad S.A.S., se presentará en las instalaciones del cliente con el documento de confirmación del presente servicio.